Aquí les Mostramos Cómo Promocionamos Una Cultura Empresarial Fuerte con Equipos Distribuidos

Empleados de Distillery

No es un secreto que construir y mantener una cultura empresarial robusta es desafiante para cualquier organización; pero ¿tiene más dificultad para una compañía de ingeniería con equipos ágiles distribuidos en múltiples oficinas, diferentes países y zonas horarias?

Soy el Director General de Distillery. He estado en esta empresa desde 2012. Como una empresa de crecimiento rápido que cuenta con más de 150 colaboradores distribuidos en 5 oficinas, 2 países y zonas horarias con 10 horas de diferencia entre ellas, tengo una posición decidida con respecto a esta pregunta.

¿Mi respuesta? No es más difícil, es diferente de varias maneras.

Lo más importante es que no hay una manera “fácil” de construir una cultura empresarial fuerte ya sea que tu equipo esté en una oficina o distribuido en cientos de ellas. Es consecuencia de cómo funciona realmente una empresa. No se puede producir, es algo a lo que debes prestarle atención todos los días deliberadamente.

No puedes producir cultura pero puedes traerla a la superficie. Puedes trabajar para definirla, demostrarla y protegerla. Al hacer que la cultura de nuestro lugar de trabajo adopte un lugar central para nuestra gente, estamos creando un ambiente de trabajo y diálogo que fortalece esa cultura. A continuación les mostramos cómo lo llevamos a cabo en Distillery.

https://youtu.be/tH10JIngrik

Definiendo Nuestra Cultura Empresarial

No puedes construir o mantener una cultura empresarial fuerte en una organización de cualquier tamaño sin definir sus características como primera medida.

Distillery ha creado una triada de documentos que describen nuestra cultura empresarial. Estos documentos definen nuestros valores, principios de servicio y de comunicación.

Nuestros Valores

No subestimemos la importancia que tiene un conjunto de valores principales bien delineados. La cultura empresarial nace directamente de los valores de una empresa. Lo ideal sería que los valores  provengan del equipo en sí mismo.

Al desarrollar nuestra declaración de valores, utilizamos cuestionarios para recolectar información de nuestro equipo. De esa manera, no se trató de los líderes de Distillery diciendo: “Estos son tus valores. Adóptalos”. En cierto modo, todo Distillery está diciendo en forma colectiva: “Estos son NUESTROS valores. Esto es lo que nos importa”. A continuación te dejamos un resumen de lo que recolectamos:

  • Un equipo, una misión, refleja nuestra convicción de que producimos mejores resultados trabajando juntos y no en forma separada. Nos respaldamos mutuamente en cada jugada. Esto aplica a nivel macro, de tal forma que los colegas de oficinas y países diferentes se ven a sí mismos como un todo unido.
  • Crecer y evolucionar son nuestros pilares fundamentales. Siempre podemos ser mejores. Invitamos a todos a que compartan sus ideas para mejorar nuestros procesos. Colaboramos en todos los cambios del proceso.
  • Nos esforzamos para ser mejores, más rápidos e inteligentes. Estamos comprometidos con participar en conferencias, en cursos de educación superior y compartir conocimientos con nuestro equipo. Esto nos ayuda a ser los mejores expertos que podamos ser y a seguir desarrollando las habilidades de nuestro equipo en forma deliberada.
  • Pedimos ayuda. Pedir y ofrecer ayuda son tareas esenciales para formar un equipo saludable. Nos ayuda a encontrar mejores soluciones en forma más rápida y asegurar los mejores resultados posibles.
Empleados de Distillery en la oficina de la Ciudad de México

Nuestros Principios en el Servicio de Entrega de Producto

Hemos acordado en algunos principios básicos que ayudan a entregar los mejores productos posibles a nuestros clientes. Estas definiciones nos ayudan a aclarar y comunicar nuestras prioridades. En particular, se centran en lo siguiente:

  • Capital humano, lo vemos como nuestro factor de éxito más importante. Tratamos a toda nuestra gente con respeto y confiamos en que ellos sean independientes, responsables, profesionales y que estén enfocados en objetivos. Le damos mucha importancia al trabajo en equipo, en construir una organización en la que todos estemos para uno y uno para todos.
  • Aporte de valor, refleja nuestro compromiso para generar un impacto positivo en el mundo al apoyar el éxito de nuestros clientes. Nos esforzamos para asegurar que todas las decisiones beneficien al producto y fomenten el éxito final de nuestros clientes.
  • Experiencia, nuestro súper poder, continuamente fortalecido a lo largo de los años. Estamos orgullosos de nuestra experiencia y conscientes del valor que tiene. Nos concentramos en trasladar este beneficio todo el tiempo y en todas partes.
  • Nuestra cultura de experimentos, nos ayuda a implementar la flexibilidad y la mejora continua en cada aspecto de nuestro trabajo, nuestros procesos y prácticas. No tenemos miedo de equivocarnos. Con cada nueva iteración, nos acercamos a convertirnos en la mejor versión de nosotros mismos.

Nuestros Principios de Comunicación

Hemos detallado un conjunto de principios básicos de comunicación que deberían adoptar todos los miembros del equipo. Estos principios se basan en la transparencia, el feedback continuo, la empatía, el exceso de información (brindar más detalles de los necesarios), el sentido común y la ética y disciplina de nuestras comunicaciones. Nos ayudan a asegurarnos un enfoque de comunicación consistente dirigida a todos nuestros equipos distribuidos. 

Nuestros Principios de Comunicación

Demostrando Nuestra Cultura

Establecer la Igualdad, el Respeto y la Confianza

En Distillery, demostramos confianza a todos los colaboradores y los valoramos de igual manera. Fomentamos comportamientos diarios que lo refuerzan, incluidos los siguientes:

  • Accesibilidad: Todos los colaboradores pueden contactar a los líderes, sin importar su cargo. Si un colaborador de marketing recién contratado quiere comentarle algunas ideas a nuestro CEO, Andrey, puede hacerlo libremente. Trabajar desde una oficina a distancia no significa que no puedan acercarse.
  • Empoderamiento, no microgerencia: Desde el primer día, hemos contratado a profesionales confiables y hemos confiado en su trabajo. Si bien los gerentes a menudo supervisan a los colaboradores para ver cómo les está yendo y cómo pueden ayudarles, le damos a nuestros profesionales una gran autonomía. Este hecho refuerza una cultura en la que todos se sienten valorados, sienten que confían en ellos y que son esenciales para nuestra misión.
  • Transparencia: La información sobre cómo nos está yendo y hacia dónde vamos se comparte en toda la organización semanalmente en las reuniones “TGIF” (Thank God It’s Friday). (A continuación se detalla más información acerca de las TGIF.) En líneas generales, no existe un proceso de filtro en el que se le permita a ciertas personas saber sobre algunos temas. Todos y cada uno son bienvenidos a realizar preguntas a nuestro CEO u a otros líderes. 
  • Discurso: Demostramos nuestro respeto en el idioma que usamos. Muchos de nuestros colaboradores son hablantes nativos de ruso y en ruso, se utiliza una forma de discurso diferente dependiendo de si le hablamos a un par o a un superior. En Distillery, nadie utiliza la forma que se usaría para dirigirse a un superior. No hay necesidad porque somos todos iguales.
  • Compensación y flexibilidad: Hace varios años, logramos que el 100% de nuestros colaboradores fueran asalariados, liberándonos de los sueldos por hora. También comenzamos a permitir horarios de trabajo más flexibles. Simplemente confiamos en que todos están haciendo lo mejor. Ha tenido un gran impacto en la cultura de nuestra empresa ya que se creó un ambiente donde la gente siente que confiamos en ellos, se sienten respetados y libres para planificar sus días de trabajo de la manera que tenga más sentido para sus vidas.
  • Disposiciones de oficina abierta: En nuestros equipos distribuidos, los gerentes y ejecutivos se sientan al lado de nuestros diseñadores, desarrolladores y otros profesionales de soporte. Esto ayuda a eliminar las fronteras y fomenta la comunicación continua. 
  • Feedback y reconocimiento: Nuestro proceso de feedback de 360 grados fomenta que los colaboradores se brinden feedback mutuamente en todos los niveles. Continúa, no solo de arriba hacia abajo sino de abajo hacia arriba. Los colaboradores también realizan autocríticas. Como resultado de este feedback colectivo, trabajamos con colaboradores para desarrollar un plan que abarque no solo el desarrollo profesional sino también el personal. Además, intentamos asegurarnos de que nuestro capital humano obtenga el crédito que se merece.
Establecer la Igualdad, el Respeto y la Confianza

Promoviendo Transparencia y Mejora Continua

Nuestras Reuniones Semanales de TGIF (Thank God It’s Friday)

  • Horario e idioma: Cuando son las 5 de la tarde en la oficina central de San Petersburgo, Rusia, son las 7 de la mañana en la oficina central de Los Angeles. De esa manera cuando el equipo de Rusia termina su jornada laboral, el equipo de Estados Unidos está comenzando la suya. A pesar de que todos los colaboradores de Distillery Rusia son bilingües en ruso e inglés, tenemos una reunión (a las 5 pm en San Petersburgo) en ruso y otra (a las 9:30am en Los Ángeles) en inglés. De esa forma, los líderes de Distillery pueden asistir a ambas reuniones y los colaboradores de cada país pueden participar en su idioma nativo.
  • Formato: Los colaboradores participan ya sea desde su oficina o en línea. El tono de la reunión es informal. Después de cada sesión, resumo lo que se cubrió y lo comparto en un canal de Slack  dedicado a las TGIF. De esa manera, cualquiera que no haya podido asistir (por ejemplo, por vacaciones o conflictos relacionados con su proyecto) puede ponerse al día y hacer preguntas. No se deja afuera a nadie.
  • Preparación por adelantado: Los colaboradores pueden hacer preguntas sobre lo que deseen en el canal de Slack durante la semana previa. Hago lo mejor para contestarlas a todas durante la reunión de ese viernes.
  • Contenido: Todas las reuniones comienzan con una actualización de la empresa. (Mientras yo brindo las actualizaciones en la reunión de Rusia, Andrey, CEO de Distillery realiza las de la reunión de EEUU). Estas actualizaciones semanales de la empresa mantienen conectado a nuestro equipo para que todos los colaboradores se mantengan “informados” sin importar su ubicación. Luego de la actualización de la empresa, lidero las reuniones en ruso y nos enfocamos en proyectos nuevos, en la actualización de los proyectos existentes y en la información sobre los eventos o reuniones sucesivos. También, destacamos los eventos internos, compartimos presentaciones (por ejemplo tendencias y tecnologías nuevas) y discutimos sobre algún proceso nuevo o modificado. Cualquiera sea el tema, siempre hago lo mejor que puedo para dar el crédito apropiado a los demás en la organización. Nuestras reuniones en inglés comienzan también con la actualización de la empresa de Andrey (la única diferencia es el idioma) seguida por las de los jefes de departamentos que se encuentran en EEUU (Marketing, Ventas y Producto). En ambas reuniones, otorgamos un tiempo para preguntas, debate y “buena onda” (un momento donde se estimula a los colaboradores a que compartan sus noticias y casos de éxito).

Para muchos, probablemente, las reuniones all-hands semanales suenen como una gran inversión de tiempo y esfuerzo. Lo son. Y valen la pena. Las TGIF nos mantienen unidos mientras nuestros equipos distribuidos continúan creciendo. ¡Un equipo, una misión!

Reuniones Trimestrales y Suplementarias

Llevamos a cabo eventos all-hands trimestrales que nos permiten conocer más profundamente sobre cómo nos está yendo en relación con nuestros objetivos trimestrales y anuales. Estos eventos también nos permiten explorar en profundidad las iniciativas, las nuevas tecnologías y las mejoras del proceso de la compañía. Además, realizamos reuniones cuando lo necesitamos con grupos selectos de colaboradores. Por lo general, esto sucede cuando un proceso nuevo o un cambio planificado para un proceso existente garantiza su propia sesión focalizada. Esto ayuda a la gerencia del cambio y a asegurar que los esfuerzos de mejoras del proceso puedan tener éxito.

Empleados de Distillery en la oficina de Rusia

Cómo Construimos Lazos Fuertes Dentro de los Equipos Distribuidos

Los colaboradores de Distillery hacen un trabajo fantástico al construir y mantener lazos fuertes el uno con el otro, incluso cuando la mayoría de sus interacciones suceden en forma remota. Aún, los eventos cara a cara son importantes para fortalecer estos lazos. Las llamadas de video y las interacciones diarias en Slack también hacen que nuestros colaboradores se sientan conectados.

Viajes de Colaboradores

Las relaciones remotas funcionan mejor cuando al menos se complementan con interacciones cara a cara ocasionales. Es por esto que a menudo enviamos a colaboradores de una oficina a que visiten a los de otra oficina (ambos dentro del mismo país e internacionalmente). Valen la pena aún cuando los gastos y la coordinación son importantes. Esta experiencia ayuda a que nuestros colaboradores:

  • Construyan lazos más fuertes. Algunas veces se reúnen con colegas con los que ya trabajan en forma remota. Otras veces, conocen colegas que son nuevos para ellos. Sea la situación que fuera, las interacciones cara a cara crean lazos más fuertes.
  • Compartan conocimiento. A menudo enviamos a los colaboradores más avanzados o experimentados a que visiten otras oficinas para realizar actividades colaborativas de capacitación y mentoría con los equipos locales.
  • Modelen nuestra cultura y nuestros valores. Los colaboradores que ya han compartido un tiempo con nosotros, actúan como “radiadores”, diseminando nuestra cultura y nuestros valores simplemente al ser ellos mismos.

Fiestas de la Compañía Bianuales

Realizamos dos grandes fiestas de la compañía, en primavera y en invierno. Juntamos tantas personas como podamos en las ubicaciones de cada una de nuestras ciudades. El foco está en construir y fortalecer los lazos entre los miembros del equipo al mismo tiempo que divertirse.

Estas fiestas incluyen un rango de sesiones interactivas, las sesiones reúnen colaboradores que de otra manera no tendrían la posibilidad de trabajar juntos. La construcción de relaciones a lo largo de las diferentes áreas de la empresa posibilita inevitablemente procesos y productos de trabajo más fuertes así como también una mejor resolución de problemas.

Empleados de Distillery en la oficina de Rusia

Eventos Sociales Informales

Los + de 150 profesionales que trabajan en Distillery forman una familia muy grande e internacional. Hemos logrado esa dinámica familiar al fomentar y organizar celebraciones y actividades grupales frecuentes.

Por ejemplo, nuestro equipo de LA organiza caminatas grupales a las montaña, nuestra oficina web en Taganrog tienen un festejo “Burger Party” en la oficina la mayoría de los viernes y algunos de nuestros desarrolladores participan del programa de juegos ruso: “What? Where? When?” Promocionamos celebraciones de los días feriados en todas las oficinas y hacemos lo mejor para recordar el día de cumpleaños de todos.

Slack

No se trata de un descubrimiento: hace que la comunicación fluya a diario ayuda a que los equipos distribuidos estén conectados. Por lo tanto, mientras usamos Slack para comunicarnos sobre el trabajo del proyecto, también tenemos algunos canales de Slack dedicados a la diversión y a la descarga de tensiones. Los colaboradores postean videos, fotos, memes, bromas y temas para debatir. Hablan sobre las vacaciones, las familias y lo que van a cenar. Después de todo, si estamos más conectados, mejor será nuestro trabajo. También usamos Slack para chatear con video. Vernos la cara mediante un video nos ayuda a sentirnos más conectados incluso si estamos trabajando en oficinas remotas.

Apoyo a la Educación Continua

Nuestro compromiso “better, faster, smarter” requiere de una actualización continua. Por ello, Distillery apoya la participación en diversos eventos para hacer contactos, conferencias y reuniones profesionales en calidad de patrocinadores, disertantes y participantes.

También apoyamos y patrocinamos eventos universitarios como hackatones, mesas redondas y debates. Financiamos a nuestros colaboradores para que asistan a estos eventos y a los cursos de educación superior. También le fomentamos que compartan lo que aprendieron con sus colegas.

Protegiendo Nuestra Cultura Mediante Equipos Distribuidos

Construir una cultura no es suficiente. Necesitamos actuar con prudencia para protegerla. Eso significa que se debe tener mucho cuidado en cómo se contrata y se inicia a los colaboradores nuevos. Después de todo, una contratación que no sea la apropiada puede provocar un efecto dominó en toda la organización, destruyendo la cultura que tanto te llevo construir.

Prácticas de Contratación

El capital humano que contratamos debe adaptarse bien a la cultura de nuestra compañía. En todas las oficinas, nuestro proceso de entrevistas incorpora preguntas específicas para asegurarnos que esta adaptación se realice. El objetivo es identificar a personas con las siguientes características:

  • Jugadores de equipo colaboradores, que también puedan trabajar en forma autónoma. La habilidad de los candidatos para ser un jugador de equipo debería ser algo que saben y valoran de sí mismos. Además, deben ser capaces de trabajar de manera independiente cuando sea necesario.
  • Comunicadores fuertes. La comunicación es primordial para formar equipos efectivos y mantener una cultura empresarial fuerte a lo largo de nuestros equipos ágiles distribuidos.
  • Proactivos al asegurar la calidad e integridad del proceso. El éxito del desarrollo de Software requiere de una base fuerte del proceso. Los candidatos deben demostrar que serán proactivos para adherirse a los procesos y para modificarlos cuando sea necesario.
  • Aprendices generosos y con voluntad. Estamos en una industria dinámica. Necesitamos seguir los cambios. Los candidatos correctos estarán dispuestos a aprender cosas nuevas y compartir su conocimiento y experiencias. 
  • Lo suficientemente maduro para pedir ayuda. Nuevamente, pedir ayuda es uno de nuestros valores centrales. Es crucial que los candidatos puedan reconocer y tener cualquier problema y pedir ayuda cuando lo necesiten. 
  • Colaboradores con opiniones fuertes Y voluntad para comprometerse. Los candidatos deberían estar dispuestos a compartir sus ideas y perspectivas. Deberían tener el coraje para defender sus convicciones y desafiar los puntos de vista de los demás. Al mismo tiempo, deberían comprender la importancia de considerar las ideas  ajenas y de comprometerse cuando sea necesario.
Empleados de Distillery en la oficina de Rusia

Prácticas en la Inducción

El proceso de inducción de Distillery posiciona a la cultura y los valores al frente. Creemos en lo siguiente:

  • Dejarlo por escrito: Nuestro manual, el cual RRHH analiza punto por punto con los nuevos contratados, principalmente explica nuestros valores en detalle.
  • “RRHH a la obra” en la semana uno: Los profesionales de Recursos Humanos son responsables de  guiar a los colaboradores durante su primera semana. El objetivo es responder tantas preguntas y cubrir tantos matices como sea posible.
  • Ejemplos modelo: Los gerentes, colegas y jefes de departamento de los colaboradores nuevos juegan un papel importante al enseñarles sobre nuestra cultura empresarial. Al mostrar con el ejemplo nuestros valores principales en sus interacciones diarias, le ayudan a los colaboradores nuevos a que comprendan cómo manifestamos nuestros valores.
  • Mentoreo: Establecer relaciones de mentoreo personalizadas al comienzo de la inducción tiene un gran impacto. Los mentores muestran con ejemplos su comportamiento y ayudan a guiar a los colaboradores nuevos para que realicen las elecciones que reflejen nuestros valores.
  • Feedback continuo: obtenemos feedback de todos los que podemos y cada vez que podemos, de los recién contratados, RRHH, colegas, mentores y clientes. Te ayuda a entender dónde se necesitan capacitaciones o cambios.

Construyendo una Cultura de la que Estamos Orgullosos

Estoy inmensamente orgulloso de lo que hemos hecho para construir una cultura empresarial fuerte a través de los equipos distribuidos. De hecho nos hace mejores, más rápidos y más inteligentes. Al mismo tiempo nos convierte en una empresa confiable para nuestros colaboradores y clientes. Ahora, creo que eso es algo para valorar.

¿Te interesa unirte a nuestro equipo? ¡Estamos sumando talentos! Consulta nuestras posiciones abiertas y envíanos tus datos aquí.

Empleados de Distillery en la oficina de Los Angeles

About the author

Anar Babaev es el Director General de Distillery. Tiene una gran experiencia del lado del cliente y del lado de los negocios ya que trabajó con cuentas y gerencia de proyectos, ventas y relaciones con los clientes en varias organizaciones internacionales de IT y software. Anar es un apasionado por crear una mejor experiencia para el cliente llevando a cabo una identificación proactiva de problemas y su resolución. En su tiempo libre, ama pasar tiempo con su familia, escuchar música y leer. Tiene una colección inmensa de gorras de baseball, rara vez se va de su casa sin un sombrero.