Una estrategia de externalización es un marco estratégico mediante el cual una empresa delega determinadas tareas o proyectos en un proveedor de servicios o especialista externo.
Muchas empresas recurren a la externalización estratégica para obtener una ventaja competitiva. Por ejemplo, se prevé que el mercado de externalización de TI pase de 512.000 millones de dólares en 2024 a 777.000 millones en 2028 (con un crecimiento anual del 10,99%), según Statista.
¿Por qué?
La estrategia de externalización adecuada permite a estas empresas acceder a talento global especializado, impulsar la innovación y ofrece una rentabilidad mucho mayor que la contratación interna.
Te explicaremos los pros y los contras de la externalización y te daremos los 10 pasos exactos que debes seguir para construir una estrategia de externalización ganadora.
También te presentaremos a uno de los mejores socios de subcontratación: Distillery.
| Más información: Descubre las Ventajas de la externalización informática y cómo hacer que funcione . ¿Buscas expertos en garantía de calidad? Aquí tienes una Guía completa para la subcontratación de control de calidad. |
Este artículo contiene:
- ¿Qué tipo de proyectos puedes externalizar?
- Las 6 ventajas más convincentes de la externalización
- Los 7 riesgos de la externalización que debes tener en cuenta
- Cómo crear una estrategia de externalización eficaz: 10 pasos y buenas prácticas
- Tendencias en las estrategias de externalización en 2024 (y más allá) + Cómo estar preparado
- Optimiza tu estrategia de externalización asociándote con Distillery
¿Qué tipo de proyectos puedes externalizar?
Estos son algunos de los proyectos que puedes subcontratar, junto con ejemplos:
| Tipos de proyecto | Ejemplos |
| Desarrollo Web | Una empresa minorista subcontrata el rediseño de su sitio web de comercio electrónico para mejorar la experiencia del usuario y aumentar las conversiones de ventas. |
| Desarrollo de aplicaciones móviles | Una startup de tecnología sanitaria se asocia con una agencia externa para desarrollar una aplicación móvil que ayude a los usuarios a realizar un seguimiento de sus objetivos de forma física y sus hábitos alimentarios. |
| Desarrollo de software | Una empresa de seguros subcontrata el desarrollo de un software personalizado de tramitación de siniestros para agilizar las operaciones y reducir los errores manuales. |
| Marketing digital | Una cadena de hoteles boutique contrata a una empresa de marketing digital para mejorar su presencia online mediante campañas específicas en redes sociales y SEO. |
| Diseño Gráfico | Una editorial encarga a un diseñador gráfico autónomo la creación de portadas de libros y materiales promocionales atractivos. |
| Gestión y creación de contenidos | Un portal de noticias online colabora con redactores freelance para producir contenidos diarios sobre actualidad e historias de interés especial. |
| Atención al cliente | Un minorista online subcontrata las operaciones de atención al cliente a una empresa especializada para que gestione las consultas y la asistencia las 24 horas del día. |
| Servicios informáticos | Una empresa de servicios financieros subcontrata la ciberseguridad y el mantenimiento de su infraestructura informática a una empresa de servicios informáticos. |
| Ingeniería de datos | Una empresa minorista subcontrata el análisis de datos a una empresa que utiliza big data para analizar los patrones de compra de los clientes y optimizar la gestión del inventario. |
| Recursos Humanos | Una startup tecnológica externaliza todas sus operaciones de recursos humanos, incluidas la contratación y las nóminas, para centrarse en el desarrollo del producto. |
| Contabilidad y Finanzas | Una organización sin ánimo de lucro subcontrata sus operaciones financieras a una empresa de contabilidad, incluyendo la elaboración de presupuestos y la preparación de impuestos. |
| Servicios Jurídicos | Una empresa inmobiliaria subcontrata la redacción y revisión de los contratos de arrendamiento a un bufete de abogados inmobiliarios. |
Ahora, exploremos las razones por las que las empresas externalizan proyectos.
Las 6 ventajas más convincentes de la externalización
Desde conseguir ahorrar costes y optimizar los recursos internos hasta acelerar los plazos de lanzamiento de los productos, éstas son las ventajas de adoptar la externalización estratégica:
- Eficiencia de costes: La externalización te ayuda a eliminar los gastos de contratación de nuevo personal interno, incluidos salarios, prestaciones, espacio de oficina, servicios públicos y costes de equipamiento.
Puedes reducir aún más los costes y obtener una ventaja competitiva subcontratando en países nearshore como Argentina y México, gracias a los menores costes de vida y salariales de estas regiones.
- Accede a habilidades y recursos globales: Puedes conectar con expertos especializados de cualquier parte del mundo que posean conocimientos especializados y experiencia en tecnologías avanzadas.
- Céntrate en cualquier competencia básica: Te permite centrarte en tus actividades empresariales principales y en la innovación, mientras el equipo subcontratado se encarga de los proyectos auxiliares.
- Mitiga los riesgos del proyecto: Reduce los posibles errores y fallos operativos, especialmente en áreas que requieren conocimientos especializados. Por ejemplo, una empresa sanitaria puede externalizar la gestión de la ciberseguridad a una empresa de TI, reduciendo el riesgo de filtración de datos y de incumplimiento de la normativa.
- Flexibilidad mejorada: Te ayuda a adaptarte rápidamente a las demandas del mercado y de los proyectos ampliando o reduciendo los servicios profesionales en función de tus necesidades, sin las limitaciones de contratar recursos internos permanentes ni los costes de contratación interna.
- Reducción del tiempo de comercialización: Te ayuda a agilizar el lanzamiento de productos, ya que el equipo externo puede ponerse manos a la obra rápidamente y trabajar en paralelo con tu personal interno.
Veamos ahora la otra cara de la moneda.
Los 7 riesgos de la externalización que debes tener en cuenta
Antes de comprometerte en un acuerdo de externalización, ten en cuenta estos siete riesgos potenciales que podrían afectar al éxito de tu proyecto:
- Riesgo de perder datos sensibles: Compartir datos sensibles con un proveedor de externalización aumenta el riesgo de filtraciones o violaciones.
- Menor control del proyecto: Un acuerdo de externalización puede conllevar una disminución de la supervisión y la autoridad sobre la ejecución del proyecto y los procesos de toma de decisiones.
- Costes ocultos: Pueden surgir costes de externalización inesperados por ajustes de alcance, resolución de problemas de emergencia, licencias de software, formación de equipos externos, etc.
- Falta de conocimientos empresariales o de dominio: Es posible que los socios de externalización no comprendan del todo los matices de los requisitos de tu sector específico, lo que puede dar lugar a soluciones que pasen por alto necesidades empresariales fundamentales.
- Barreras lingüísticas y culturales: La externalización (sobre todo cuando se deslocaliza a países lejanos) puede causar obstáculos en la comunicación debido a las diferencias en la cultura de trabajo y en los idiomas.
- Problemas de huso horario: Cuando se subcontrata a países lejanos, las diferencias horarias pueden retrasar los circuitos de retroalimentación.
- Cuestiones legales y reglamentarias: Delegar tareas en un proveedor de externalización de otro país plantea riesgos de incumplimiento de las normas legales y reglamentarias.
Pero ten por seguro que una estrategia de externalización sólida y trabajar sólo con un proveedor de servicios de externalización reputado eliminará todos estos riesgos.
Entonces, ¿qué debes hacer para elaborar una estrategia de externalización exitosa?
Cómo crear una estrategia de externalización eficaz: 10 pasos probados y buenas prácticas
Elaborar una estrategia de externalización eficaz consiste en aprovechar el talento global para aumentar la eficacia de tu empresa e impulsar la innovación.
Aquí tienes 10 pasos esenciales y las mejores prácticas para guiarte en el proceso:
- Evalúa tu preparación para la externalización
- Esboza el alcance de tu proyecto y los recursos necesarios
- Elige un presupuesto y un modelo de precios
- Elige un modelo de externalización
- Selecciona un proveedor de servicios fiable
- Establecer canales de comunicación
- Incorpora y forma a tu equipo subcontratado
- Establecer contratos y acuerdos claros
- Supervisar el progreso y realizar controles de calidad periódicos
- Disponer de una estrategia de salida
1. Evalúa tu preparación para la externalización
Este paso sienta las bases para una asociación de éxito, haciendo coincidir las expectativas y capacidades con los posibles retos de la externalización.
¿Cómo evalúas tu preparación para la externalización?
Sólo tienes que seguir estos pasos:
- Define tus objetivos: Define lo que esperas conseguir mediante la externalización estratégica (por ejemplo, reducción de costes o mejora de la eficacia).
- Evaluación de la capacidad interna: Audita tu rendimiento y capacidades actuales para identificar cómo la externalización puede colmar las lagunas existentes.
- Asignación de recursos: Confirma la disponibilidad de los recursos necesarios, incluido el presupuesto, el personal (por ejemplo, un gestor de externalización), la tecnología y las instalaciones para respaldar el acuerdo de externalización.
- Apoyo de la dirección: Comprométete con las principales partes interesadas para coordinar la estrategia y abordar cualquier preocupación o resistencia.
- Gestión de riesgos: Localiza los riesgos potenciales de la externalización y evalúa tu preparación para gestionarlos.
2. Esboza el alcance de tu proyecto y los recursos necesarios
Esbozar el alcance de tu proyecto implica una descripción detallada de sus objetivos, características, metas de experiencia de usuario, integración con pasarelas de pago, calendario de implantación, hitos clave, etc.
También tienes que identificar las habilidades y la composición del equipo necesarias para ejecutar el proyecto, como desarrolladores front-end y back-end y diseñadores UX/UI.
3. Elige un presupuesto y un modelo de precios
Calcula tu presupuesto basándote en las tarifas de mercado de los conocimientos especializados necesarios, teniendo en cuenta cómo influye en el calibre y el número de desarrolladores que puedes permitirte. Esto te ayudará a alinear las limitaciones financieras de tu proyecto con tus objetivos de subcontratación.
¿Qué modelos de precios puedes elegir?
- Precio fijo: Lo mejor para proyectos con alcances bien definidos, que permiten un coste inicial claro.
- Tiempo y Material: Ofrece flexibilidad al proyecto, con cambios de alcance y facturación basada en el tiempo y los recursos reales utilizados.
- Pago por hitos: Los pagos se realizan a medida que se alcanzan hitos específicos a lo largo del proyecto, alineando el pago con el progreso.
4. Elige un modelo de externalización
Tienes que elegir el modelo de externalización adecuado para alinear los objetivos de tu proyecto, el presupuesto y las necesidades de comunicación.
¿Cuáles son los distintos tipos de externalización?
A. En función de la ubicación
- En tierra : Externalizar un proceso empresarial a empresas de tu propio país. Espera facilidad de comunicación y alineación cultural, pero con costes de externalización más elevados que el nearshoring y el offshoring.
- Nearshore: Asociarse con un proveedor externo en países cercanos, como México o Argentina. Este modelo ofrece unas diferencias culturales y horarias mínimas a costes más bajos. ( Destilería es uno de los mejores socios de servicios de externalización nearshore para el desarrollo de software).
- Deslocalización: Delegar un proceso empresarial en equipos de países lejanos, como China o Polonia. Aunque la externalización en el extranjero ofrece un importante ahorro de costes, puedes enfrentarte a problemas de zonas horarias, culturales y lingüísticos.
B. Basado en la función
- Externalización de TI: Delegar funciones informáticas como el desarrollo de software, el alojamiento y el mantenimiento informático en un proveedor de servicios externo.
- Externalización de Procesos Empresariales (BPO): Externalización de operaciones de backend, como RRHH, finanzas, atención al cliente y otras, a agencias externas.
- Externalización de Procesos de Conocimiento (KPO): Externalización de tareas de alto nivel que implican conocimientos especializados en campos como la ingeniería, la farmacia y la biotecnología a expertos en estas áreas.
- Subcontratación de la fabricación: Contratación de la fabricación de bienes, a menudo a países con costes laborales más bajos.
5. Selecciona una empresa de subcontratación fiable
La empresa de subcontratación que elijas puede hacer o deshacer el éxito de tu proyecto.
He aquí los pasos para elegir al mejor socio externo para la externalización:
- Selecciona una región que se adapte a tu zona horaria, a tus preferencias de compatibilidad cultural y a tu presupuesto.
- Examina el historial de tu socio potencial, los comentarios de los clientes y los casos prácticos para calibrar su fiabilidad y experiencia.
- Realiza entrevistas exhaustivas para confirmar si su metodología y ofertas se ajustan a las necesidades de tu proyecto.
- Evalúa sus protocolos de comunicación y herramientas de gestión de proyectos.
- Comprueba si su cultura y valores corporativos coinciden con los tuyos para una colaboración fluida.
- Verifica su estabilidad financiera para construir una asociación sostenible.
- Garantizar la existencia de prácticas sólidas de protección de la propiedad intelectual (PI) y de gestión de riesgos.
- Pon en marcha un proyecto de prueba para evaluar su rendimiento y compatibilidad con tu equipo.
- Confirma si cumplen las normas legales y de conformidad pertinentes para tu sector.
6. Establecer canales de comunicación
Para mejorar la colaboración con tu socio externo, selecciona herramientas y plataformas de comunicación como Slack para mensajería, GitHub para compartir código y Zoom para videollamadas.
Establece actualizaciones periódicas y designa puntos de contacto claros para la resolución eficaz de problemas y las comunicaciones urgentes.
7. Incorpora y forma a tu equipo subcontratado
Organiza sesiones de incorporación sobre las herramientas, metodologías y objetivos del proyecto de tu empresa para garantizar el éxito de la estrategia de externalización con una integración perfecta de los procesos, la cultura y las expectativas.
Por ejemplo, introduce al equipo externo en las herramientas de gestión de proyectos que utilizas, como Jira o Asana, mediante demostraciones prácticas, que les capaciten para funcionar eficazmente desde el primer momento.
8. Establece contratos y acuerdos claros
Los siguientes contratos y acuerdos de externalización de servicios profesionales ayudan a establecer expectativas claras y proporcionan un marco legal para resolver conflictos:
- Contratos marco de servicios: Especifican el alcance del proyecto, las condiciones de pago y la confidencialidad. Incluye la Declaración de Trabajo (SOW) y los Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA) para esbozar los entregables y las normas de rendimiento.
- Acuerdos de confidencialidad (NDA): Protegen la información confidencial compartida durante el proyecto. Por ejemplo, un acuerdo de confidencialidad para salvaguardar el código de software propietario y los procesos empresariales.
- Acuerdo de Propiedad Intelectual (PI): Define la titularidad de la nueva propiedad intelectual creada. Por ejemplo, un acuerdo que especifique la propiedad del cliente sobre el software desarrollado.
- Acuerdo de Tratamiento de Datos (APD): Garantiza el cumplimiento de las leyes de protección de datos en el tratamiento de datos personales. Un buen ejemplo de este tipo de contrato de externalización es la descripción de los procedimientos para el tratamiento seguro de datos según las directrices del GDPR.
9. Supervisa los progresos y haz controles de calidad periódicos
Supervisa el progreso y realiza comprobaciones de calidad periódicas para asegurarte de que tu proyecto de externalización cumple tus objetivos y normas de calidad.
- Solicita informes de progreso: Obtén actualizaciones periódicas del socio externo sobre las tareas completadas y los próximos hitos. Por ejemplo, los informes semanales detallan las tareas completadas, los retos afrontados y los planes futuros.
- Establece herramientas de panel de control: Utiliza programas como Tableau para visualizar los datos del proyecto en tiempo real y hacer un seguimiento del progreso y el rendimiento con respecto a los objetivos.
- Establece KPI: Define Indicadores Clave de Rendimiento (KPI), como la tasa de finalización de características o el índice de progreso de la calidad, para medir el progreso.
- Realiza visitas in situ: Visita a tu equipo de subcontratación en persona para conocer mejor sus operaciones. (Esto es más fácil de hacer en configuraciones de externalización nearshore u onshore).
10. Disponer de una estrategia de salida
Desarrolla una sólida estrategia de salida que incluya protocolos para rescindir tu contrato de externalización, garantizar la transferencia de conocimientos y el traspaso de activos, y resolver los problemas financieros y jurídicos. Esto ayudará a salvaguardar tus intereses y a mantener la continuidad operativa.
Esboza los pasos para desvincularse sin problemas de los proyectos y abordar las posibles disputas durante el proceso de salida.
Sigue rigurosamente estos diez pasos para que tu estrategia de externalización sea un éxito.
A continuación, veamos las tendencias emergentes que podrían dar forma a tu estrategia de externalización en el futuro.
Tendencias en las estrategias de externalización en 2024 (y más allá) + Cómo estar preparado
He aquí las tendencias de externalización más candentes y cómo tú y tu proveedor externo podéis estar preparados para ellas:
- Auge de la Automatización Robótica de Procesos (RPA): La RPA consiste en automatizar tareas rutinarias para mejorar la eficacia y la precisión. Forma a tus desarrolladores en habilidades RPA o contrata a expertos que implementen soluciones RPA.
- Externalización de la ciberseguridad: A medida que evolucionan las ciberamenazas, la externalización de la ciberseguridad permite acceder a competencias y tecnologías especializadas. Busca socios con un historial de ciberseguridad y protocolos de seguridad sólidos.
- Mayor adopción de la externalización en la nube: Las empresas están trasladando sus datos y aplicaciones a la nube para mejorar la escalabilidad y la flexibilidad. Por tanto, evalúa a los posibles socios de subcontratación en función de sus medidas de seguridad y fiabilidad.
- Colaboración global de la plantilla: Esto te da acceso a un conjunto de habilidades más amplio y a una productividad ininterrumpida. Por tanto, contrata talentos globales a tiempo completo o parcial con experiencia diversa para mejorar la velocidad y la innovación.
- Centrarse en la sostenibilidad: Integra los objetivos medioambientales, sociales y de gobernanza (ESG ) con las prácticas de subcontratación. Busca empresas de subcontratación que den prioridad a las operaciones energéticamente eficientes y se comprometan a reducir su huella de carbono.
- Externalización de la analítica de datos: La externalización de la analítica de datos proporciona una visión más profunda de las operaciones empresariales y las tendencias del mercado. Selecciona socios con profundas capacidades analíticas que puedan traducir los grandes datos en inteligencia empresarial.
- Externalización por competencias: Consiste en subcontratar competencias específicas para proyectos concretos. Define claramente los requisitos del proyecto y elige especialistas que se ajusten a las habilidades que necesitas.
- Aprovisionamiento inteligente con IA y aprendizaje automático: La inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático (AM) se están utilizando para el análisis de datos y la toma de decisiones automatizada. Asegúrate de que tu socio de subcontratación los utiliza en sus procesos.
- Contratos basados en resultados: Estos contratos se centran en la consecución de resultados concretos, en lugar de limitarse a la mera contratación de servicios profesionales. Trabaja con tu socio de subcontratación para establecer objetivos mensurables y métricas que cumplan tus metas.
- Seguridad y cumplimiento de los datos: El cumplimiento de las normas reglamentarias y los protocolos de seguridad avanzados es fundamental, especialmente en sectores sensibles. Las empresas de subcontratación deben mantener altos niveles de protección de datos y someterse periódicamente a auditorías de seguridad.
- Externalización basada en un ecosistema: Consiste en colaborar con una red de socios especializados para obtener soluciones integradas. Por ejemplo, una empresa de desarrollo de software podría asociarse con un proveedor de servicios en la nube y un estudio de diseño de experiencia de usuario para ofrecer una solución integral.
- Smartshoring: Se trata de combinar estrategias de externalización onshore, nearshore y offshore para equilibrar costes y calidad. Por ejemplo, podrías subcontratar proyectos de blockchain a Estonia y tareas de desarrollo web a México.
Para mantenerte a la cabeza de las tendencias de externalización para 2024 y más allá, todo lo que tienes que hacer es asociarte con un proveedor de servicios de externalización competente como Distillery.
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